1.          Instruksens hjemmel

Styreinstruksen er vedtatt av Råfisklagets styre i henhold til Lov om Samvirkeforetak § 85. 

Alle styremedlemmer skal ved tiltreden gjøres kjent med og sette seg inn i styreinstruksen. Selskapets ledelse, kontrollkomite og revisor skal gjøres kjent med instruksen. 

2.         Valg og konstituering

Valg av styrets leder, nestleder og medlemmer foretas av årsmøtet med unntak av de styremedlemmer som velges direkte og blant de ansatte. 

Ved første ordinære styremøte etter ordinært årsmøte, skal styret konstituere seg ved gjennomgang av styreinstruksen. 

3.         Styrets oppgaver

Styret skal lede foretaket i samsvar med vedtektene og de vedtak som er fattet av årsmøtet. 

Styret forbereder og avgir innstilling i saker som skal behandles i årsmøtet. For øvrig skal styret ivareta foretakets interesser. Styret skal føre tilsyn med den daglige ledelse og foretakets virksomhet for øvrig. 

Styret skal holde seg orientert om foretakets økonomiske stilling, jfr. SL § 25, og plikter å påse at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll, jfr. SL §§ 76 og 77.

For øvrig vises til vedtektenes § 14 Styrets oppgaver. 

4.         Møteplan, innkalling, med mer

Daglig leder skal én gang i året sammen med styreleder sette opp forslag til møteplan for neste år. Det skal avholdes minimum ett møte pr kvartal. 

Styremedlemmene innkalles skriftlig og med tilstrekkelig varsel, avhengig av styresakenes omfang og karakter. Styrets leder og daglig leder utarbeider sammen saksliste til styremøtene. Øvrige styremedlemmer kan fremme saker til styremøtet ved henvendelse til styreleder eller daglig leder.  Innkallingen skal inneholde en dagsorden som angir hvilke saker som skal behandles. 

Styremedlemmer/daglig leder som er forhindret fra å delta på styremøtene, skal så snart som mulig varsle styrets leder som innkaller eventuelle vararepresentanter. 

Det sammenkalles til ekstraordinære styremøter så ofte styreleder / daglig leder finner det formålstjenlig. 

5.         Saksforberedelse og dokumentasjon

Daglig leder er ansvarlig for forsvarlig forberedelse og dokumentasjon av saker styret skal behandle.  Saksdokumentene skal inneholde et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag samt administrasjonens forslag til vedtak. Saker til behandling skal sendes styrets medlemmer og innkalte varamedlemmer i rimelig tid før styremøtet. Forsendelsen kan skje elektronisk.

6.         Styremøter

Styreleder leder i alminnelighet styremøtene og utdyper om nødvendig styresakene sammen med administrasjonen. 

Styret kan treffe beslutning når styreleder eller nesteleder og mer enn halvparten av styremedlemmene er til stede i møtet, eller på annen måte deltar i styrebehandlingen (med mindre vedtektene fastsetter strengere krav). Styret kan likevel ikke treffe beslutning uten at alle styremedlemmene er gitt anledning til å delta i behandlingen av saken, jfr. vedtektenes § 13 Styrets møter. 

Styrebeslutning treffes ved flertallsvedtak blant de som deltar i behandlingen av saken. Ved stemmelikhet gjelder det som møtelederen har stemt for (jfr. Samvirkelovens § 87 Vanlig flertallskrav).  Vedtak som innebærer en endring av en etablert tilstand i selskapet, må uansett fattes av minst 1/3 av samtlige styremedlemmer. Strengere regler kan fastsettes i vedtektene, jfr. SL § 88 (3).

Det forventes at styremedlemmene har lest sakspapirene, og stiller forberedt til saksbehandling og vedtaksprosess. 

7.         Styrebehandling uten møte

Saker som betryggende kan behandles uten møte, kan behandles i telefonkonferanse eller på den måten styrets leder bestemmer i samråd med daglig leder. 

Saker av vesentlig betydning for selskapet kan ikke behandles utenfor møte, med mindre saklig grunn foreligger. Det tenkes her på saker i følgende kategorier: Fusjon, oppkjøp eller andre vesentlige endringer av selskapets eierstruktur, betydelige investeringer og inngåelse av andre avtaler av stor betydning for selskapet, oppsigelse av daglig leder eller andre sentrale ansatte. 

8.         Styreprotokollen 

Det skal føres protokoll over styresakene som minst gir opplysning om tid, sted, deltakere, behandlingsmåte og styrevedtakene.  Det skal fremgå at saksbehandlingen oppfyller kravene i vedtektenes § 13 og Samvirkelovens § 86 om «Når kan styret gjøre vedtak»

Dersom det ikke er enstemmighet, skal det opplyses hvem som har stemt for og mot. Styremedlem og daglig leder som ikke er enig i et vedtak, kan kreve sin oppfatning ført inn i protokollen. 

Protokollen skal underskrives av styremedlemmene som har vært på styremøtet. Har styret minst fem medlemmer, og vedtak er gjort i møte, kan styret velge to til å skrive under. I så fall skal utskrift sendes til alle styremedlemmene med frist for merknader, som kan kreves inntatt i protokollen. 

9.         Honorering

Årsmøtet fastsetter honorarene til medlemmene av styret og til innkalte vararepresentanter.

10.       Taushetsplikt 

Styrets møter er lukket. Styrets medlemmer og andre som deltar i styrets arbeid, har taushetsplikt med hensyn til alt som de får kjennskap til i dette arbeidet, med mindre det er tale om forhold som styret har bestemt, eller som i følge samvirkelovens regler skal være gjenstand for umiddelbar offentliggjøring. Det pålegges de ovennevnte å oppbevare alt mottatt skriftlig materiale slik at dette er utilgjengelig for andre. 

Taushetsplikten gjeler også etter at styremedlemmene har fratrådt. 

11.         Habilitet

Styrets medlemmer er omfattet av habilitetsreglene i samvirkeloven § 89 og forvaltningsloven § 6 og skal handle uavhengig av særinteresser. Dersom et styremedlem er inhabil etter disse bestemmelsene, skal vedkommende fratre møtet under behandling av den aktuelle saken. Ved konstituering av møter skal habiliteten til deltakerne vurderes.

12.        Endring i instruksen 

Endringer i styreinstruksen gjøres av styret etter at instruksen er forelagt daglig leder.